Secretarieel administratief beheer

Actief secretarieel administratief beheer is belangrijk voor een goed functionerende Vereniging van Eigenaars (VvE). Minimaal één keer per jaar wordt de Algemene ledenvergadering gehouden. De volledige organisatie van de vergadering en het uitvoeren en bewaken van de acties verzorgt VT2000 voor u. VT2000 is op de hoogte van de regels, procedures en eventuele wetswijzigingen. Hiermee kunnen wij u optimaal ondersteunen. Het up-to-date houden van de ledenadministratie, tijdige informatieverstrekking, handhaving van de regels en procedures zijn belangrijke taken binnen het administratief beheer. Dit alles in nauw overleg met het bestuur en/of de commissie. De werkzaamheden kunnen bestaan uit:

Algemene ledenvergadering

  • Het organiseren van de ledenvergadering

  • Het voorbereiden van en overleg voeren over de ledenvergadering

  • Het opstellen en versturen van de vergaderstukken, waaronder de uitnodiging, agenda, (jaar)stukken en de volmachten

  • Het bijwonen en/of voorzitten van de ledenvergadering

  • Het maken van de notulen van de ledenvergadering

  • Het verzenden van de notulen met eventuele bijlagen

  • Het bijhouden en verzorgen van de uitvoering van de vergaderbesluiten

  • Het bijwonen en/of voorzitten van bestuursvergaderingen en/of buitengewone of extra ledenvergaderingen

Ledenadministratie

  • Het aanleggen en bijhouden van het ledenregister

  • Het verwerken van mutaties in het ledenregister

  • Het verstrekken van informatie aan notarissen in verband met de overdracht van een appartementsrecht

  • Het verzorgen van de eindafrekening van een appartementsrecht

  • Het informeren van een nieuwe eigenaar. De nieuwe eigenaar ontvangt informatie over de vereniging en de inloggegevens voor de eigen VvE portal

Communicatie

  • Het regelmatig informeren van de leden

  • Het werken met vaste aanspreekpunten zodat leden altijd snel en goed worden geholpen

  • Alle leden ontvangen een inlogcode voor de portal van de VvE in Twinq

  • Het verzorgen van inzichtelijkheid van de informatie ten behoeve van de leden

  • Het verzorgen van de correspondentie voor de VvE

  • Het aanschrijven van leden bij overtredingen

Overige werkzaamheden

  • Het adviseren bij het opstellen of aanpassen van het huishoudelijk reglement

  • Advisering over de mogelijke maatregelen bij overtredingen

  • Inschrijvingen bij de Kamer van Koophandel up to date houden

  • Het archiveren van de stukken met inachtneming van de wettelijke bewaartermijnen

Het organiseren, bijhouden en uitvoeren van bovenstaande taken kan VT2000 op zich nemen. Dit alles in goed overleg met de VvE. Door het gebruik van het programma Twinq wordt gezorgd voor maximale transparantie en optimale informatievoorziening.