Financieel administratief beheer

Financieel administratief beheer is één van de belangrijkste taken binnen de Vereniging van Eigenaars (VvE). Hierin spelen kwaliteit, vakkennis, betrouwbaarheid en nauwkeurigheid een belangrijke rol. Met de financiële diensten wordt er een overzichtelijke financiële planning gemaakt zodat u niet voor vervelende verrassingen komt te staan. De debiteuren- en crediteurenbewaking en het opstellen van de jaarrekeningen vormen de basis voor goed financieel beheer. De taken die onder financieel beheer vallen:

Debiteuren- en crediteurenadministratie, dagelijks beheer

• Het administreren van de ledenbijdragen
• Het incasseren van de ledenbijdragen en automatische incasso behoort tot de standaard mogelijkheden bij VT2000
• Het maken van facturen voor grooteigenaren
• Het signaleren en bewaken van eventuele achterstanden
• Het herinneren en aanmanen van de debiteuren
• Indien noodzakelijk het inschakelen van een deurwaarder en het verzorgen van de communicatie met de deurwaarder
• Het verzorgen van de crediteurenadministratie
• Het kritisch controleren van de facturen
• Het verzorgen van de betalingen conform de geldende afspraken, extra veiligheidsmaatregelen behoren tot de standaard mogelijkheden
• Het openen, beheren en administreren van de bank- en spaarrekeningen van de VvE
• VT2000 zorgt maandelijks voor overboeking van overtollige liquide middelen naar de spaarrekening
• VT2000 signaleert als er een overschrijding is van het bedrag dat door de Nederlandse bank wordt gegarandeerd op de spaarrekening(en) en onderneemt in overleg met de VvE actie
• Het verzorgen van doorbelastingen
• Het bijhouden van de tussenrekeningen, waaronder het controleren dat alle schadebedragen worden ontvangen
• Het voeren van de volledige boekhouding en het verzorgen van de grootboekadministratie

Begrotingen

• Het opstellen van de jaarlijkse begroting (hiervoor dient het meerjarenonderhoudsplan (MJOP) als basis)
• De berekening van de hoogte van de servicebijdragen
• Toelichten van de begroting tijdens de ledenvergadering

Jaarstukken

• Na afloop van het boekjaar worden spoedig de jaarstukken in orde gemaakt
• Het maken van het overzicht aandeel in de reserve per appartementsrecht
• Afstemming van de jaarstukken met het bestuur
• Het verzorgen van de kasstukken en overleg
• Het verrekenen van het jaarresultaat met de eigenaren indien van toepassing

Overige werkzaamheden

• Het verzorgen van individuele afrekeningen (bijvoorbeeld voor stook- of elektrakosten)
• Het verzorgen van de loonadministratie als er een huismeester in dienst is
• Het opstellen van BTW afrekeningen. Bij de meeste VvE’s is dit niet van toepassing, op aanvraag behoort dit wel tot de mogelijkheden
• Op verzoek van leden / eigenaren informatie over de hoogte van de bijdrage verstrekken
• Het archiveren van de verenigingsbescheiden

Het uitvoeren van bovenstaande taken zal VT2000 op zich nemen in goed overleg met de VvE. VT2000 maakt gebruik van het programma Twinq en draagt zorg voor transparantie.